이제 정보는 규모에 관계없이 비즈니스를 지탱하는 중요한 요소입니다. 데이터 중심 기업은 자사의 강점을 시장 요구 사항에 연계하면서 성공을 입증해 왔습니다. 이들은 고객이 원하는 바와 요구 사항을 파악하여 제공할 수 있어야 합니다. 또한 그동안 수집하여 면밀히 분석한 세부 정보를 활용하여 제품이나 서비스에 관심을 보이는 타깃 시장의 잠재 고객에게 접근할 수도 있습니다.
모든 기업은 성장을 거듭하면서 방대한 양의 정보를 해당 라이프사이클 동안 수집, 생성 또는 저장하게 됩니다. 정보가 비즈니스의 생산성과 수익성을 높이는 중요 요소이므로, 이를 제대로 관리하는 것이 요합니다.
기업은 데이터를 수집, 생성, 분류, 아카이빙하고 나중에 오래되어 쓸모없어지면 삭제합니다. 따라서 정보 라이프사이클 관리(ILM)는 지속적으로 성장하고 발전하는 기업의 핵심 파트입니다.
ILM(데이터 라이프사이클 관리 형식)은 비즈니스 데이터를 해당 라이프사이클 내내 관리하는 베스트 프랙티스로, 이러한 솔루션은 엔터프라이즈 애플리케이션의 성능을 향상시키고 인프라스트럭처 비용을 절감합니다. 또한 엔터프라이즈 데이터에 대한 리스크, 컴플라이언스, 거버넌스 프레임워크를 제공합니다.
이에 따라 기업은 계층화된 엔터프라이즈 데이터 관리 전략을 갖춘 ILM을 사용하여 자사의 인프라스트럭처를 최적화하는 동시에 데이터 거버넌스와 컴플라이언스를 위한 관리 프레임워크를 구축할 수 있습니다.
업계의 애널리스트들은 기업이 의존하는 데이터 다수가 오래된 정보라고 지적합니다. 데이터는 시간의 경과에 따라 현저하게 가치가 저하되므로 정보 기술 라이프사이클 관리를 정립할 필요가 있습니다. ILM은 최신이고 활성 상태인 데이터만 중요한 티어1 컴퓨팅, 처리, 스토리지 리소스를 사용하도록 하고, 컴플라이언스 정책으로 라이프사이클 내내 모든 데이터를 제어합니다.
정보 라이프사이클 관리(ILM)는 생성부터 폐기에 이르기까지 데이터(정보)를 관리 감독하여 유틸리티를 최적화하고 비용을 절감하는 것을 의미합니다. 또한 데이터가 초래하는 컴플라이언스와 법적 리스크를 최소화할 목적도 있습니다.
ILM은 메타데이터, 데이터 및 애플리케이션과 연관된 관리 정책과 서비스 레벨을 통해 정보를 비즈니스 요구 사항에 맞게 조정하는 데 도움을 줍니다.
기업은 정보와 데이터를 해당 라이프사이클 내내 관리해야 합니다. ILM은 기업이 레코드를 생성하거나 수신할 때부터 이후 관련 레코드의 사용, 유지 보수, 스토리지, 검색 부분을 다룹니다. 마지막 단계에서는 레코드 보관 일정에 따라 정보를 파기 또는 삭제하거나 영구적으로 보관합니다.
그밖에 기업은 적절한 보호 및 보안 조치를 통해 모든 정보를 관리해야 하며, 특히 개인 정보와 기밀 정보를 다룰 때 주의를 기울여야 합니다. 정보 라이프사이클 관리의 베스트 프랙티스에는 스토리지 최적화와 함께 데이터 품질, 유틸리티, 안전성을 개선하는 전략이 포함됩니다.
ILM에는 다음 몇 가지 특징이 있습니다.
비즈니스 중심: 기업은 ILM을 자사의 주요 프로세스, 계획, 애플리케이션에 통합하여 정보의 현재와 미래의 성장과 수요를 충족해야 합니다.
중앙 관리: 기업은 자사의 정보 자산을 ILM 전략 하에 관리해야 합니다.
정책 기반: 기업은 모든 프로세스, 애플리케이션, 자산을 아우르도록 정보 라이프사이클 관리 정책을 구현해야 합니다.
최적화: 정보 라이프사이클 관리 전략은 다양한 데이터 스토리지 요구 사항을 고려하여 비즈니스 데이터 가치에 따라 리소스를 할당해야 합니다.
이종성: ILM 전략은 사용 가능한 모든 유형의 운영 체제 및 스토리지 플랫폼을 고려해야 합니다.
정보 관리 라이프사이클은 기업이나 조직이 시작하기 훨씬 전부터 시작됩니다. 시작 전에 기업이나 조직은 시장 조사를 통해 방대한 정보를 수집하여 중요 의사 결정 수행에 반영합니다. 여기에는 주력 제품이나 서비스(생산, 유통 또는 관리), 공략 대상 고객 또는 시장 세그먼트, 적절한 배치, 가격 책정, 기존 경쟁업체 등이 포함됩니다.
마침내 기업이 ILM을 시작하면 ILM은 향후 프로세스와 절차를 세밀하게 조정하는 데 사용할 정보를 생성하고 수집하기 시작합니다. 그런 다음 생성 및 관리되는 정보를 분류하고 저장하여 필요할 때 검색할 수 있게 합니다.
기업이 성숙해지면서 오래된 정보는 아카이빙하고 불필요한 데이터는 삭제합니다. 또한 저장된 데이터를 안전하게 보호하면서 인증된 사용자만 액세스할 수 있게 합니다. 따라서 기업은 데이터를 계속 분석하고 평가하면서 전략 수립 및 의사 결정 프로세스에 반영할 수 있습니다.
정보 라이프사이클 관리 정책은 관리 프로세스를 추진하는 중요 데이터 스토리지와 정보 정책으로 구성됩니다. 기업의 목표와 동인이 ILM 정책이 변경되므로 전반적인 IT 관리 및 거버넌스, 변경 관리 프로세스, SLA(Service Level Agreement), 시스템 가용성 및 복구 시간의 정보 라이프사이클 관리 프레임워크와 긴밀하게 연결됩니다.
데이터 관리는 까다로운 작업이지만 기업이 고려해야 할 구체적인 목표가 있습니다. 이러한 목표를 통해 업무에 방해받지 않고 간소화된 정보 흐름을 지원하기 위한 토대가 형성됩니다. ILM의 주요 목적은 다음과 같습니다.
데이터 보안 및 기밀성: 대량의 데이터가 있다는 것은 리스크와 보안 위협도 그만큼 크다는 것을 의미합니다. 오늘날 데이터는 디지털 세계의 새로운 화폐와 마찬가지이므로, 보안은 개인이나 기업에 있어 매우 중요합니다. 따라서 데이터를 보호하고 외부 사용자의 무단 액세스를 방지하며 악성 코드나 손상으로부터 안전하게 보호할 수 있어야 합니다.
가용성: 데이터는 디지털 세계의 원동력으로, 필요할 때 바로 사용할 수 있어야 합니다. 가용성이 저하되면 이전 프로세스의 정보에 의존하는 프로세스가 연속적으로 실패하므로 데이터가 ILM의 주요 대상이 됩니다.
무결성: 데이터는 일상 업무에 사용되므로 여러 번 수정을 거치고 모든 인스턴스 사용에 맞게 편집되어야 합니다. 또한 클라우드 컴퓨팅, 엣지 컴퓨팅, 사물 인터넷(IoT)과 같은 데이터 중심 기술의 구현이 증가하고 있습니다. 따라서 데이터 무결성을 확보하여 모든 사용자가 올바른 정보를 사용하고 모든 인스턴스에서 변경 사항이 제대로 반영되도록 해야 합니다.
기업은 ILM 전략을 수립하여 어떻게 자사의 데이터, 정보, 스토리지 미디어를 처리하고 계층화된 보호를 활용할지 결정할 수 있습니다.
이전으로 되돌리기: 비즈니스 데이터, 정보, 애플리케이션에 문제가 발생했을 때 백업이 준비되지 않은 경우 이전으로 돌아가 관련 레코드를 찾아 액세스하거나 수정하기는 어렵습니다. 따라서 데이터 및 정보 라이프사이클 관리 프레임워크 내에서 다양한 라이프사이클을 관리하고 조정할 수 있도록 정보 라이프사이클 보호 전략을 갖추어야 합니다.
미래와 과거를 모두 고려: 데이터는 읽기 관점에서 볼 때 여러 시간 간격이나 지속적으로 활성 상태를 유지합니다. 실제로 기업은 계속해서 새로운 데이터, 메타데이터, 카피본, 카피본의 카피본을 생성합니다. 이때 기본 데이터가 바뀌지 않고 정적으로 유지된다는 사실을 인지하면 앞으로 데이터를 어떻게 관리할지, 일례로 정적 데이터에 대한 보호를 자주 실행할지 여부에 대한 인사이트를 확보할 수 있습니다.
주요 업무에 집중: 기업은 자사의 데이터, 정보, 미디어 스토리지 및 관련 ILM 및 계층화된 보호 전반의 유사점과 차이점을 파악하고 있습니다. 즉, 복잡성을 해소하고 비용을 절감하여 가치를 창출함으로써 성장세를 유지할 수 있습니다. 이를 위해 기업은 자사의 스토리지 미디어, 백업, 해당 라이프사이클과 함께 정보 관리를 다시 확인하는 것부터 시작해야 합니다.
위에 제시된 정보 라이프사이클 관리 정의는 ILM이 은행, 이동통신 또는 보험과 같은 데이터 중심 비즈니스에 매우 중요하다는 것을 보여줍니다. 그밖에 다음과 같은 이유로 정보 라이프사이클 관리 정책을 구현할 수 있습니다.
모든 기업은 정부 및 지자체의 규정을 준수해야 하며, 이는 비즈니스 데이터가 잘 관리되는 경우에만 가능합니다. 예를 들어 금융 분야의 모든 기업은 고객 정보를 안전하게 보호하고 거래 세부 정보, 주민등록번호 정보, 연락처 정보 등을 보관해야 합니다.
따라서 기업이 현재와 과거의 고객을 트래킹하려면 정보의 유효성 검증, 업데이트, 유지 보수가 필요합니다. 마찬가지로 세금 관련 데이터 및 파일을 관련 기관과 함께 정기적으로 보존해야 합니다. ILM은 기업이 자사 정보를 정기적으로 업데이트하고 올바른 형식으로 적시에 보관할 수 있게 합니다. GDPR, CCPA, CPRA, PCI, FedRAMP 등의 컴플라이언스에 관해 자세히 알아보십시오.
벤더나 고객의 법적 조치에 자주 직면하는 기업은 자사의 데이터베이스 정보를 분석해야 할 필요가 있습니다. 메타데이터는 기업이 왜 법적 조치에 대처해야 하는지에 관한 정보를 충분히 제공하여 적절히 수정할 수 있게 합니다. 데이터는 기업이 법적 조치에 대응할 충분한 증거를 제공하도록 돕는 역할을 합니다.
성능을 정량화하고 계획과 대조 비교한 후 프로세스를 최적화하는 것만 가능합니다. 결국, 관련 프로세스를 추적함으로써 기업들이 작업 완료에 걸리는 시간을 파악하고 성공률 또는 실패율을 측정할 수 있도록 합니다.
예를 들어, 전자 상거래 비즈니스의 경우 고객이 웹사이트에 머무는 시간, 완료된 거래량 또는 거래별 소요 시간에 대한 중요 정보를 제공함으로써 소유자가 웹사이트 성능을 최적화할 수 있게 합니다.
전화 번호에서 고객의 세부 정보를 빠르게 검색할 수 있는 기업은 고객의 관점에서 매우 안정적인 기업으로 여겨집니다. 이들은 고객의 질문에 빠르게 응답하고 고객 서비스 및 만족도를 향상시킬 수 있습니다. 그 결과 브랜드 충성도와 함께 새로운 비즈니스 기회를 창출하는 좋은 평가를 이끌어낼 수 있습니다.
일반적으로 산업별로 정보 라이프사이클 관리 단계가 다릅니다. 하지만 넓은 의미에서 다음과 같은 단계로 분류할 수 있습니다.
레코드 관리는 전체 ILM 전략에서 매우 중요한 부분입니다. 기업은 시간의 경과에 따라 레코드의 가용성과 정확성을 보장함으로써 기업이 목표를 달성하고 의사 결정을 수행할 수 있도록 합니다. 또한 산업 규제 및 정부 법률 준수를 지원하기도 합니다.
레코드 관리 정책은 레코드 관리의 핵심으로, 정보 라이프사이클 정책에 해당합니다. 이 정책은 기업이 레코드로 보관하는 정보와 데이터가 무엇인지 정의합니다. 이러한 정책은 레코드 관리, 보존 기간, 안전한 폐기에 대한 절차도 정의합니다.
정보 라이프사이클 관리의 혜택은 비즈니스마다 모두 다를 수 있습니다. 고객 서비스부터 컨텐트 관리에 이르기까지 정보는 치열한 경쟁 시장에서 기업의 생존을 좌우하는 원동력입니다.
정보 라이프사이클 관리 구현으로 데이터 관리를 트랜스포메이션하고 정보 기술 리소스 및 시스템을 간소화하고 통합하여 기업에 중요한 혜택을 제공합니다. 또한 저장된 정보가 늘어나지 않게 하고 엔터프라이즈 정보 라이프사이클 관리에 대한 투자를 지원함으로써 특정 비즈니스 기능이 증가하게 합니다.
다음은 정보 라이프사이클 관리가 제공하는 주요 혜택입니다.
리스크 감소: ILM은 만료되거나 불필요한 정보를 줄이고 데이터를 쉽게 발견하고 관리할 수 있게 합니다. 중요하지 않은 정보의 양을 줄이면 데이터 손실 및 유출, 부적절한 컨텐트 검색 등의 리스크가 감소합니다. 아울러, 전자적으로 저장된 정보(ESI)를 어디서 찾을지 알고 있는 기업은 검색 시 중요 데이터가 유출될 가능성이 줄어듭니다.
컨텐트 관리: 기업은 ILM을 통해 생성 또는 수집부터 스토리지, 폐기 또는 만료에 이르기까지 컨텐트를 관리할 수 있습니다.
향상된 서비스: 법무 또는 IT 부서가 이디스커버리, 레코드 관리, 아카이빙 등의 작업에 시간을 허비하지 않게 합니다. 경영 및 법무 부서는 이디스커버리나 정보 관리 요청보다 고객을 대상으로 서비스를 제공하고 비즈니스 전략을 실행하는 데 더 많은 시간과 노력을 기울일 수 있게 됩니다.
비용 절감: 기업은 우수한 정보 라이프사이클 관리 솔루션을 사용하여 스토리지, 자료 보존, 이디스커버리 비용을 줄일 수 있습니다. 기업은 "디지털 파편"을 줄여 검색 범위를 축소함으로써 정보 검색 시간을 단축할 수 있습니다. 또한 중복되거나 부가 가치를 제공하지 않는 데이터를 줄여 검색 비용을 절감할 수 있습니다.
정보에 빠르게 액세스: 기업은 ILM 하에 생성, 수집 또는 저장된 데이터를 분류하여 원하는 정보에 더욱 빠르게 액세스할 수 있습니다.
더 효과적인 거버넌스: 정보 라이프사이클 관리를 통해 기업에 유용한 관리 제어를 도입할 수 있습니다. ILM은 전체 비즈니스에 대한 정보 관리를 개선하는 부가적인 혜택도 제공합니다.
정보 라이프사이클 관리는 산업과는 무관하게 온라인 소매업부터 금융, 통신 또는 보험에 이르기까지 모든 비즈니스에서 비슷한 방식으로 유지됩니다. 결국 정보는 어느 시점에는 정보 라이프사이클 관리 단계를 거쳐야 합니다.
기업은 시장 데이터를 수집하는 방법으로 ILM을 시작하여 실행 가능성을 판별하고 경쟁 상황을 파악합니다. 그런 다음 정보 라이프사이클 관리 툴을 사용하여 정보를 생성하고 수집한 후 여러 이유로 정보를 분류 및 저장합니다. 이후에는 비즈니스 인텔리전스 툴을 사용하여 프로세스 분석 및 세부 조정을 수행합니다.
기업은 자체적으로 수집, 생성, 분석, 저장하는 정보에 크게 의존합니다. 따라서 자사의 정보 자산과 이익을 보호하기 위해 데이터 보안을 최우선으로 삼아야 합니다. 또한 레코드 관리를 사용하여 정보를 아카이빙하고 폐기함으로써 스토리지 공간을 절약하고 연간 비용을 최소화할 수 있습니다.
결론은 기업이 정보 라이프사이클 관리를 혁신할수록 혜택이 크다는 것입니다.
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