Se você acha que um provedor ou aplicativo de SaaS alivia sua necessidade de backup, você está enganado. Infelizmente, você não está sozinho. É comum encontrar muitas empresas que usam um serviço de SaaS, como o Microsoft Office 365 ou o Salesforce, que não tem backup e recuperação de desastres de SaaS em vigor para esses dados.
A razão é que, por se tratar de uma plataforma SaaS, muitas empresas têm uma falsa noção de segurança de que o provedor de software protege seus dados na nuvem. Outros pensam que fornecedores de SaaS terceirizados fornecem backup e recuperação com o serviço, o que eles não fazem.
Os dados e informações são sempre de sua responsabilidade. Portanto, o fato de você ter concedido o controle a um serviço de SaaS não o absolve de sua proteção — de uma perspectiva de administração e conformidade.
Apenas algumas empresas fazem backup de SaaS devido a uma confusão predominante sobre quem é responsável pela segurança desses dados. Mas apesar do que você pode pensar ou esperar, provedores de serviços de nuvem não fazem backup de seus dados automaticamente simplesmente porque não é responsabilidade deles. É uma letra miúda que a maioria das pessoas não lê.
Portanto, se um cliente perder seus dados na nuvem devido a exclusão acidental ou maliciosa, não cabe ao Microsoft 365, ao Salesforce ou ao Slack restaurá-los. A responsabilidade de um provedor de SaaS se estende ao seu software e não às informações ou dados nele contidos. Eles garantem apenas o tempo de atividade do aplicativo e sua infraestrutura de suporte — e mais nada.
Isso resulta na necessidade de empresas e organizações obterem backup e recuperação de desastres de SaaS para proteger seus dados na nuvem.
A computação em nuvem inclui uma variedade de ferramentas e serviços que os usuários acessam pela internet. As tecnologias de nuvem têm a característica de explorar seus recursos para responder a uma demanda crescente por recursos de computação instantaneamente. Deste modo, eles encurtam longos e tediosos ciclos de desenvolvimento e eliminam as despesas de extensas instalações de infraestrutura de TI.
SaaS é um dos três modelos de serviços de computação em nuvem:
Infraestrutura como serviço (IaaS): as empresas de IaaS fornecem serviços como virtualização de computação, rede ou armazenamento pagos conforme o uso. Elas oferecem aos clientes alternativas baseadas na nuvem à infraestrutura no local, permitindo que eles evitem investir em recursos onerosos on-site. Exemplos de empresas de IaaS incluem Amazon Web Services (AWS), Google Cloud Platform (GCP) e Digital Ocean.
Plataforma como serviço (PaaS): PaaS sugere fornecer estruturas e ferramentas adicionais em relação a IaaS, com recursos principais que permitem o rápido desenvolvimento de aplicativos. Exemplos de provedores de PaaS incluem Heroku, Twilio e OpenShift.
Software como serviço (SaaS): plataformas SaaS disponibilizam software diretamente aos usuários finais. Elas fornecem aplicativos que são executados pela internet sem instalá-los e executá-los em seus computadores. O modelo de serviço permite aos usuários construir sistemas de informação de gerenciamento sem comprar, instalar ou gerenciar produtos “in a box”. Os desenvolvedores criam SaaS sobre os modelos PaaS e IaaS. Exemplos de plataformas SaaS incluem Microsoft 365, Salesforce, Dropbox, Box e Google Workspace (antigo G Suite).
Agora que você entende SaaS na computação em nuvem, vejamos o que significa backup de SaaS.
Software de backup de SaaS refere-se à tecnologia que armazena e protege os dados criados pelos produtos de SaaS. Um produto de SaaS refere-se a qualquer software licenciado por um fornecedor terceirizado e entregue por meio da nuvem em vez de ser instalado localmente.
O software de backup de SaaS armazena os dados em uma localização secundária, no local ou, frequentemente, em uma nuvem pública. Assim, se o produto de SaaS falhar, as informações do cliente estarão armazenadas em segurança. Caso os produtos SaaS falhem por qualquer motivo, o cliente recupera os dados armazenados pela solução de backup SaaS para restaurar o produto SaaS com falha para um estado funcional.
O software de backup SaaS deve se integrar ao produto SaaS escolhido para armazenar os dados que ele produz, o que significa que nem todo software de backup é compatível com todos os produtos SaaS. Portanto, muitas soluções de backup de SaaS se especializaram no backup de conjuntos de produtos específicos, como o Google Workspace ou Microsoft 365.
Outros serviços de backup de SaaS buscam a integração com vários softwares de SaaS para fornecer uma perspectiva abrangente, mas não têm os recursos específicos disponíveis em provedores que fazem backup de pacotes de produtos de SaaS específicos.
Os recursos de muitas soluções de backup de SaaS são relevantes e específicos para o software do qual fazem backup. Por exemplo, o software de backup de SaaS para integração com sistemas de e-mail contará com recursos de arquivamento de dados especificamente para e-mail. Ainda assim, existem alguns recursos principais presentes na maioria dos softwares de backup de SaaS, incluindo:
Integração de produtos de SaaS
Criptografia de dados
Recuperação de dados
Armazenamento de dados no local ou na nuvem
Auditoria e pesquisa de dados
Atualmente, muitos fornecedores de backup de SaaS oferecem proteção de SaaS ou backup de nuvem para nuvem. Esse método protege dados em aplicativos de SaaS, como Salesforce, Dropbox ou Microsoft Office 365, criando cópias e armazenando-os em outra nuvem pública, como a AWS. Alguns fornecedores optam por manter cópias em sistemas de disco locais.
Infelizmente, muitos clientes não acreditam que seus dados SaaS sejam críticos, então eles consideram o backup desnecessário. Isso ocorre porque eles pensam que o provedor de serviços oferece serviços de SaaS de automação de backup como parte de seu pacote de serviços.
Os provedores de SaaS garantem apenas tempo de atividade para os usuários, mas não um backup granular que possa restaurar arquivos e dados individuais que foram excluídos ou corrompidos por engano.
É essencial observar que os fornecedores de SaaS fazem cópias de backup de seus dados em um nível abrangente do sistema para proteção contra interrupções, corrupção de dados e ataques. Nesse caso, eles podem se recuperar a um estado consistente e colocar os clientes em operação. No entanto, esses fornecedores de SaaS não podem saber se os dados alterados ou manipulados por alguém conectado ao software de SaaS são válidos.
Você pode integrar a proteção de SaaS em aplicativos de backup tradicionais, mas há produtos disponíveis cujo design faz backup de dados nativos da nuvem.
As empresas que decidem migrar seus aplicativos de negócios para a nuvem precisam entender que a adoção não é sem desafios. Portanto, há a necessidade de uma estratégia de backup de SaaS ao planejar a transição para a nuvem.
Primeiro, você deve considerar seus motivos para a transição. Em seguida, é necessário executar uma análise de impacto na nuvem, conhecer e orçam seus custos, identificar requisitos essenciais de conformidade e segurança e implementar um treinamento completo do usuário final antes, durante e após a mudança.
Após executar a mudança com êxito, você precisará considerar como proteger seus dados em seu novo local. Os dados de SaaS em aplicativos como Salesforce, Microsoft 365 ou Google Workspace precisam de uma estratégia de backup e restauração adequada, semelhante aos aplicativos que você executava e armazenava anteriormente no local.
Antes de migrar para um ambiente de nuvem de SaaS, você provavelmente armazenou e gerenciou seus dados e aplicativos no local. Se ocorresse um erro ou perda, você podia fazer sua equipe de TI rodar seus drives de backup, extrair dados de uma data específica solicitada e recarregá-los manualmente.
No entanto, após a migração para a nuvem, você perdeu a capacidade de manipular dados como fazia no local. Portanto, sem uma solução de backup e restauração, você pode acabar perdendo seus dados.
Conforme discutido anteriormente, os provedores de serviços de SaaS estão focados em corrigir os erros deles e garantir que o software deles não tenha tempo de inatividade. No entanto, eles não são responsáveis sempre que você comete um erro em seu lado ou encontra um ato malicioso que congela seu negócio. Abaixo estão maneiras pelas quais as organizações podem perder dados na nuvem:
O erro humano é responsável por aproximadamente 50% dos incidentes de perda de dados. Os funcionários inevitavelmente excluem contatos, e-mail ou configurações críticas erradas.
Solicitações de exclusão ilegítimas. Provedores de SaaS honrarão solicitações de exclusão sem questioná-las, porque não têm como saber se são solicitações maliciosas ou precipitadas e, em última análise, não são responsáveis por resultados inesperados.
Erros pragmáticos ou de sincronização referem-se a situações em que ferramentas poderosas projetadas para simplificar seu processo de negócios, em vez disso, arruínam seus dados críticos em um instante, sem uma opção para desfazer.
Os hackers podem usar engenharia social ou outros meios técnicos para inventar novas táticas para acessar e roubar seus dados.
Internos mal-intencionados refere-se a funcionários que, por um motivo ou outro, corrompem, acessam, roubam ou excluem intencionalmente dados da empresa.
Ransomware refere-se a uma forma de ataque em escala industrial projetada para extorsão.
Malware e vírus são softwares nocivos que espalham o caos em seu sistema com eficiência programática, mesmo sem a ocorrência de um ataque de hacker ativo. Muitos destes softwares emergem de código existente dentro do seu sistema após um período de hibernação, o que torna a defesa contra eles um desafio.
Para se preparar totalmente para gerenciar e proteger seus dados na nuvem, você deve entender e seguir as práticas recomendadas discutidas abaixo:
Entenda o que seu provedor de serviços de SaaS protege e coloque em prática uma solução para garantir que você proteja seus dados.
Os provedores de nuvem sempre protegem seus dados contra erros e enganos do lado deles. Eles usam altos níveis de redundância e excelentes sistemas de backup para proteger seus clientes contra falhas de energia, falhas de software e hardware ou desastres naturais. Por isso, é raro perder dados no lado deles.
No entanto, é uma história diferente quando se trata do seu fim, que é mais propenso a perda de dados maliciosa e acidental. Portanto, se não tiver sistemas de proteção de dados e backup em vigor, você se tornará vulnerável à perda permanente de dados e às dores de cabeça associadas.
Faça sua lição de casa ao escolher um provedor de backup de SaaS. Certifique-se de que a opção selecionada faz o que você precisa e está comprometida com a prestação de serviços. Você deve cultivar um relacionamento confiável e transparente com seus fornecedores de nuvem. Se possível, prepare uma lista de verificação para usar ao avaliar seus provedores de backup de nuvem para nuvem.
A maioria da perda de dados de SaaS resulta de erros humanos, e vale a pena tomar medidas para minimizar essas ocorrências usando treinamento, processos claramente documentados e exames regulares.
No entanto, o treinamento, a transferência de conhecimento e a preparação geral não são à prova de acidentes e nunca devem substituir a implementação de uma solução de backup adequada. Se possível, opte por uma solução que permita a você restaurar dados por conta própria, capacite você a se tornar um mestre de sua produtividade e permita direcionar seus recursos de TI para esforços mais estratégicos.
O principal benefício da mudança para a nuvem é que você obtém acesso ao seus dados 24 horas por dia de forma mais conveniente do que anteriormente. No entanto, para minimizar os riscos de segurança, certifique-se de definir claramente os usuários com acesso a arquivos diferentes, para que apenas pessoas com os níveis de acesso corretos possam visualizá-los e editá-los. A maioria das plataformas de SaaS pode atribuir, de forma conveniente, funções e permissões para proteção adicional.
Você tem duas opções de backup de dados: manual e automático. Exportações manuais são menos eficazes porque levam tempo, e podem ser esquecidas facilmente. No entanto, backups automáticos são executados sem intervenção manual, portanto, você só precisa "configurar e esquecer".
Testar seu processo de restauração permite avaliar quanto tempo pode levar para que seus sistemas se recuperem de corrupção ou perda de dados e fazer os planos de contingência apropriados. Além disso, isso permite que você comunique o impacto e as instâncias de erro humano à sua equipe.
Você pode e deve criar uma cultura de cuidado que minimize o espectro de perda de dados e reduza a frequência de ocorrência de eventos. Isso também facilita a continuidade dos negócios.
O backup em nuvem vai além da TI tradicional. As soluções de backup de SaaS bem-sucedidas devem envolver proprietários de aplicativos empresariais que realizarão tarefas de backup e recuperação para economizar recursos e tempo para administradores de backup. Isso também torna todo o processo flexível e ágil.
A colaboração entre os proprietários de aplicativos de TI e de negócios determina quem é o responsável pelo backup de SaaS.
Você deve conhecer e seguir os padrões de conformidade aplicáveis em seu setor. Você tem a responsabilidade de aderir a esses padrões em constante mudança. Observe que a migração para um provedor de nuvem não transfere essa responsabilidade.
Portanto, ao selecionar uma solução de backup de SaaS, certifique-se de que os serviços do provedor atendam aos requisitos do setor. Coloque em prática os controles adequados para atender às suas responsabilidades de gerenciamento de dados – como parte de sua devida diligência.
As empresas que mantêm uma solução de backup de SaaS ativa desfrutam de muitos benefícios diários além da proteção de dados contra dias problemáticos. Por exemplo:
Conformidade: a continuidade dos negócios com perdas de dados é um pilar crucial dos padrões modernos de conformidade.
Integração e desativação fáceis: empresas e organizações inteligentes usam backup e restauração de SaaS para garantir que os dados críticos não venham e vão com os funcionários.
Verificações de qualidade de dados: backups regulares de dados ajudam as empresas a identificar problemas com seus dados e a encontrar oportunidades para corrigi-los.
Restaurar dados mais rapidamente do que um fornecedor de SaaS: as empresas que precisam da ajuda de seus fornecedores para recuperar dados precisam esperar, às vezes por até 90 dias, para recuperá-los.
Restauração granular: não sofra com a interrupção e o tempo de inatividade da restauração de conjuntos de dados inteiros para estados anteriores, quando você pode identificar e restaurar apenas os dados problemáticos.
Melhor do que mergulhar na lixeira: classificar itens excluídos é um esforço tedioso e muitas vezes infrutífero, já que a maioria dos fornecedores se livra de itens excluídos após um período de tempo como, por exemplo, 30 dias.
Existem várias opções de backup de SaaS disponíveis no mercado para escolher, o que torna difícil decidir. Abaixo estão seis pontos cruciais a serem considerados ao selecionar uma solução de backup de SaaS adequada para suas necessidades específicas.
Como regra geral, selecione sempre soluções de backup de SaaS cujos recursos e opções são compatíveis com as plataformas e aplicativos de SaaS que você está usando ou pretende proteger. Por exemplo, o software de backup destinado a se integrar com sistemas de e-mail deve incluir recursos de arquivamento de dados para e-mail.Sempre que você considerar a contratação de uma solução de backup de SaaS para proteger seus dados críticos de negócios, preste atenção aos recursos essenciais intrínsecos a um software de backup confiável e abrangente. Por exemplo:
Integração fácil com os aplicativos que ela foi projetada para proteger
Recursos de restauração e exportação de dados
Várias opções de armazenamento de dados no local ou na nuvem
Mecanismos de criptografia de dados
Programações de backup personalizadas
Recursos abrangentes de monitoramento e rastreamento de atividades
Configuração de retenção
Meios de gerenciamento e controle robustos e fáceis de usar
Se você usar mais de um software de SaaS, os recursos do seu fornecedor de backup escolhido devem ser compatíveis com todas as soluções. Não use uma solução que ofereça backup de SaaS somente para Microsoft Office 365, se você também usa o Google Workspace, o Dropbox e o Salesforce.
A solução de backup deve ter um RTO (objetivo de tempo de recuperação) e RPO (objetivo de ponto de recuperação) razoáveis, dependendo do SLA (contrato de nível de serviço). Classifique consistentemente o provedor de backup de SaaS com base no que ele pode fornecer em relação a RTO e RPO. A adequação do RPO é devida à recuperação pontual, enquanto a eficiência do RTO resulta de backups frequentes. Pergunte a si mesmo se o provedor lhe habilita a se recuperar do backup com apenas alguns cliques.
Esse é outro ponto de destaque entre os fornecedores. Após o backup ser concluído, é normal que as empresas desejem recuperar seus dados como eram antes do evento de interrupção. Eles devem estar no mesmo formato, padrões e condição. Uma solução de backup de SaaS adequada deve oferecer isso.
A segurança e a conformidade de um serviço de backup de SaaS são indispensáveis ao considerar qual fornecedor selecionar. Onde seus dados estarão antes e depois do backup é motivo de preocupação significativa. Além disso, a solução de backup deve permanecer em conformidade com os padrões e normas relativos à dados relevantes em todo o mundo. Padrões como HIPPA, PCI-DSS, ISO/IEC 27001, GDPR, CCPA ou CPRA exigem proteções rigorosas, como retenção de dados de longo prazo e registro de atividades.
Nunca ignore recursos de backup e recuperação granulares. Por que você quereria restaurar pedaços inteiros de dados quando precisa apenas de uma pequena parte dos dados excluídos por um hacker ou funcionário irritado? E se um funcionário excluir involuntariamente um e-mail essencial e for um desafio encontrá-lo e recuperá-lo? Nesses casos, o backup e a recuperação granulares são necessários.
Nunca ignore o custo de um plano de backup de SaaS ou a previsão para de um software de backup de SaaS. Você deve ver quais modelos de licenciamento o fornecedor oferece. Um modelo de licenciamento baseado em assinatura é uma opção adequada porque é flexível e adaptável.
A nuvem é promovida como tendo segurança, ubiquidade, tolerância a falhas e backup completo. Estes são alguns dos potenciais positivos que incentivam empresas e organizações a mover seus dados para a nuvem. Recentemente, mais empresas estão movendo seus aplicativos críticos para a nuvem para aproveitar os modelos de software como serviço (SaaS).
No entanto, a pergunta a ser feita é se as versões de SaaS dos softwares corporativos são seguras. É verdade que as versões em nuvem dos aplicativos podem ser mais seguras do que as locais, mas não são invulneráveis. Os dados em aplicativos de SaaS são seus, o que torna protegê-los sua responsabilidade, e a proteção é sempre melhor e mais barata do que uma cura.
O que é certo é que nenhuma empresa ou organização neste mundo centrado em dados pode se dar ao luxo de perder dados. O backup SaaS é a melhor maneira de proteger os dados, fornecendo os benefícios infinitos da nuvem enquanto mantém uma cópia segura em uma cópia separada.