Si cree que una aplicación o un proveedor de SaaS alivian su necesidad de realizar respaldos, se equivoca. Lamentablemente, no es la única persona que lo cree. Es común encontrar muchas empresas que utilizan un servicio SaaS como Microsoft Office 365 o Salesforce y que no tienen implementados respaldos de SaaS o una solución de recuperación después de un desastre para esos datos.
La razón es que, como es una plataforma SaaS, muchas empresas tienen una falsa sensación de seguridad y creen que el proveedor de software protegerá sus datos en la nube. Otros piensan que los proveedores de SaaS de terceros proporcionan respaldos y recuperación junto con el servicio, pero esto no es así.
Usted es el responsable en todo momento de los datos y la información. Por lo tanto, el hecho de que haya cedido el control a un servicio SaaS no lo exime a usted de su protección, desde una perspectiva de administración y cumplimiento.
Solo unas pocas empresas realizan respaldos de SaaS debido a la confusión imperante sobre quién es responsable de la seguridad de esos datos. Solo unas pocas empresas realizan respaldos de SaaS debido a la confusión imperante sobre quién es responsable de la seguridad de esos datos. Esto es parte de la "letra chica" que la mayoría de la gente no lee.
Por lo tanto, si un cliente pierde sus datos en la nube debido a una eliminación accidental o maliciosa, no es obligación de Microsoft 365, Salesforce ni Slack restaurarlos. La responsabilidad de un proveedor de SaaS abarca su software y no la información o los datos que contiene. Solo garantiza el tiempo de actividad de la aplicación y su infraestructura de soporte, eso es todo.
De ahí la necesidad de que las empresas y organizaciones obtengan respaldos de SaaS y recuperación después de un desastre para proteger sus datos en la nube.
La informática en la nube incluye una variedad de herramientas y servicios a los que los usuarios acceden a través de Internet. Las tecnologías en la nube aprovechan sus capacidades para responder a una mayor demanda de recursos informáticos al instante. De este modo, acortan los ciclos de desarrollo largos y tediosos, y eliminan los gastos de las grandes instalaciones de infraestructura de TI.
SaaS es uno de los tres modelos de servicios de informática en la nube:
Infraestructura como servicio (IaaS, Infrastructure-as-a-Service): Las empresas de IaaS proporcionan servicios como virtualización informática, redes y almacenamiento de pago por uso. Los clientes disponen de alternativas basadas en la nube para la infraestructura local, lo que les permite no tener que invertir en costosos recursos en el sitio. Entre los ejemplos de empresas de IaaS, se incluyen Amazon Web Services (AWS), Google Cloud Platform (GCP) y Digital Ocean.
Plataforma como servicio (PaaS, Platform-as-a-Service): proporcionan marcos y herramientas adicionales además de IaaS, con capacidades centrales que permitan el desarrollo rápido de aplicaciones. Algunos ejemplos de proveedores de PaaS incluyen Heroku, Twilio y OpenShift.
Software como servicio (SaaS, Software-as-a-Service): las plataformas SaaS hacen que el software esté disponible para los usuarios finales directamente. Proporcionan aplicaciones que se ejecutan en Internet sin necesidad de instalarlas y ejecutarlas en sus equipos. El modelo de servicio permite a los usuarios construir sistemas de información de administración sin comprar, instalar ni administrar productos "en caja". Los desarrolladores crean SaaS sobre los modelos PaaS e IaaS. Algunos ejemplos de plataformas SaaS son Microsoft 365, Salesforce, Dropbox, Box y Google Workspace (anteriormente G Suite).
Ahora que comprende el funcionamiento de SaaS en la informática en la nube, veamos qué significa el respaldo de SaaS.
El software de respaldo SaaS se refiere a la tecnología que almacena y protege los datos que crean los productos SaaS. Un producto SaaS se refiere a cualquier software con licencia otorgada por un proveedor externo y entregado a través de la nube en lugar de instalarlo en las instalaciones.
El software de respaldo SaaS almacena los datos en una ubicación secundaria, ya sea en las instalaciones o, a menudo, en una nube pública. Por eso, si el producto SaaS falla, la información del cliente queda almacenada de forma segura. En caso de que los productos SaaS fallen por cualquier motivo, el cliente recupera los datos que una solución de respaldo de SaaS almacenó para restaurar el producto SaaS fallido a un estado funcional.
El software de copias de seguridad SaaS debe integrarse con el producto SaaS elegido para almacenar los datos que produce, lo que significa que no todos los softwares de copias de seguridad son compatibles con todos los productos SaaS. Por lo tanto, muchas soluciones de copias de seguridad SaaS se especializaron en hacer copias de seguridad de paquetes de productos individuales, como Google Workspace y Office 365.
Otros servicios de respaldo SaaS tienen como objetivo integrarse con varios software de SaaS para una perspectiva integral, pero carecen de funciones específicas disponibles en los proveedores que realizan respaldos de suites de productos de SaaS particulares.
Muchas de las funciones de las soluciones de respaldo SaaS son relevantes y específicas del software que respaldan. Por ejemplo, el software de respaldo SaaS que se integre con los sistemas de correo electrónico contará con funciones de archivo de datos específicamente para el correo electrónico. De todos modos, hay algunas funciones principales presentes en la mayoría del software de respaldo SaaS, que incluyen:
Integración de productos SaaS
Cifrado de datos
Restauración de datos
Almacenamiento de datos en las instalaciones o en la nube
Auditoría y búsqueda de datos
Hoy en día, muchos proveedores de copias de seguridad SaaS ofrecen protección SaaS o copias de seguridad de nube a nube. Este método protege los datos en aplicaciones SaaS como Salesforce, Dropbox y Office 365, al crear copias y almacenarlas en otra nube pública, como AWS. Algunos proveedores optan por mantener copias en sistemas de disco en las instalaciones.
Desafortunadamente, muchos clientes no creen que sus datos SaaS sean críticos, por lo que consideran que un respaldo es innecesario. Creen que el proveedor de servicios ofrece soluciones SaaS de automatización de los respaldos como parte de su paquete de servicios.
En rigor, los proveedores de SaaS solo garantizan el tiempo de actividad para los usuarios, pero no un respaldo granular que pueda restaurar archivos y datos individuales que se dañaron o se eliminaron por error.
Es esencial tener en cuenta que los proveedores de SaaS hacen copias de seguridad de sus datos de todo el sistema para brindar protección contra interrupciones por memoria insuficiente, corrupción de datos y ataques. En un caso así, pueden recuperar los datos a un estado coherente y continuar brindando su servicio a los clientes. Sin embargo, estos proveedores de SaaS no pueden saber si los datos modificados o manipulados por alguien que inició sesión en el software SaaS son válidos.
Es posible integrar la protección SaaS en aplicaciones de respaldo tradicionales, pero hay productos disponibles cuyo diseño respalda los datos nativos de la nube.
Las empresas que deciden migrar sus aplicaciones comerciales a la nube deben comprender que la adopción no está exenta de desafíos. De ahí la necesidad de una estrategia de respaldo SaaS al planificar la transición a la nube.
Primero, debe considerar sus razones para la transición. Luego, debe realizar un análisis de impacto en la nube, conocer sus costos y hacer un presupuesto acorde, identificar los requisitos esenciales de cumplimiento y seguridad e implementar una capacitación exhaustiva para el usuario final antes, durante y después de la transición.
Después de realizar la transición correctamente, debe tener en cuenta cómo proteger sus datos en su nueva ubicación. Los datos de SaaS en aplicaciones como Salesforce, Office 365 o Google Workspace necesitan una estrategia adecuada para hacer copias de seguridad y restaurar datos, similar a las aplicaciones que ejecutaba y almacenaba anteriormente en las instalaciones.
Antes de pasar a un entorno de nube SaaS, probablemente almacenó y administró sus datos y aplicaciones en el sitio. Si se produce un error o una pérdida, puede solicitar a su equipo de TI que active las unidades de respaldo, extraiga datos de una fecha específica solicitada y que vuelva a cargarlos manualmente.
Sin embargo, después de la migración a la nube, perderá su capacidad de manipular datos como lo hacía en las instalaciones. Por lo tanto, sin una solución de copias de seguridad y restauración, podría terminar perdiendo sus datos.
Como se mencionó antes, los proveedores de servicios SaaS se centran en corregir sus errores y garantizar que su software no tenga tiempos fuera de servicio. Sin embargo, no son responsables cada vez que usted comete un error o se encuentra con una acción maliciosa que detiene sus operaciones. A continuación se muestran distintas formas en que las organizaciones pueden perder datos en la nube:
El error humano representa cerca del 50% de los incidentes de pérdida de datos. Los empleados inevitablemente eliminan los contactos, el correo electrónico o las configuraciones críticas incorrectos.
Solicitudes de eliminación ilegítimas. Los proveedores de SaaS aceptarán las solicitudes de eliminación sin cuestionarlas porque no tienen forma de saber si se trata de una solicitud maliciosa o apresurada y, en última instancia, no son responsables de los resultados inesperados.
Los errores pragmáticos o errores de sincronización se refieren a situaciones en las que potentes herramientas diseñadas para agilizar su proceso empresarial, en cambio, arruinan sus datos críticos en un instante, sin la opción de deshacer la acción.
Los piratas informáticos pueden utilizar la ingeniería social u otros medios técnicos para inventar nuevas tácticas a fin de acceder y robar sus datos.
Los infiltrados maliciosos son empleados de su empresa que, por una razón u otra, dañan, acceden, roban o eliminan intencionalmente datos de la empresa.
El ransomware se refiere a una forma de ataque a escala industrial diseñado para la extorsión.
El software malicioso y los virus son software fraudulento que se propaga el caos dentro de su sistema con eficiencia programática, incluso sin que se produzca un ataque de hacker activo. Gran parte de este software surge del código existente dentro de su sistema después de la hibernación, lo que dificulta defenderse de él.
A fin de prepararse plenamente para administrar y proteger sus datos en la nube, debe comprender y seguir las prácticas recomendadas que se describen a continuación:
Comprenda qué protege su proveedor de servicios SaaS y ponga en marcha una solución para garantizar la protección de sus datos.
Los proveedores de la nube siempre protegen sus datos de errores y equivocaciones de su parte. Utilizan altos niveles de redundancia y excelentes sistemas de respaldo para proteger a sus clientes contra cortes de energía, fallas de software y hardware, o desastres naturales. Por lo tanto, es raro que ellos pierdan datos.
Sin embargo, de su lado, la historia es diferente, ya que es más propenso a la pérdida de datos accidental y maliciosa. Por eso, si no dispone de sistemas de respaldo y protección de datos, se vuelve vulnerable a la pérdida permanente de datos y a los dolores de cabeza que esta situación acarrea.
Al elegir un proveedor de respaldo SaaS, investigue las opciones disponibles. Asegúrese de que la opción que elija sea efectiva para lo que usted necesita y esté comprometida con la prestación de servicios. Debe cultivar una relación confiable y transparente con sus proveedores de nube. Si es posible, elabore una lista de verificación para evaluar a sus proveedores de respaldo de nube a nube.
Gran parte de la pérdida de datos de SaaS se debe a errores humanos, y vale la pena tomar medidas para minimizar estas incidencias mediante capacitaciones, procesos claramente documentados y controles periódicos.
Sin embargo, la capacitación, la transferencia de conocimientos y la preparación general, no son infalibles y pueden ocurrir accidentes. Además, estas opciones nunca deben sustituir la implementación de una solución adecuada de respaldo. Si es posible, elija una solución que le permita hacer lo siguiente: restaurar los datos usted mismo, convertirse en un maestro de su productividad y dirigir sus recursos de TI hacia esfuerzos más estratégicos.
Uno de los principales beneficios de migrar a la nube es que obtiene acceso a sus datos las 24 horas, los 7 días de la semana, de manera más conveniente que antes. Sin embargo, para minimizar los riesgos de seguridad, asegúrese de definir claramente a los usuarios que tendrán acceso a diferentes archivos, de modo que solo las personas con los niveles de acceso correctos puedan verlos y editarlos. La mayoría de las plataformas SaaS pueden asignar cómodamente roles y permisos para mayor protección.
Tiene dos opciones de respaldo de datos: manual y automática. Las exportaciones manuales son menos efectivas porque llevan tiempo y puede olvidarse fácilmente de ellas. Por otro lado, los respaldos automáticas se ejecutan sin intervención manual, de modo que solo necesita "configurarlas y olvidarlas".
Poner a prueba su proceso de restauración le permite evaluar cuánto tiempo pueden tardar sus sistemas en recuperarse de la corrupción o pérdida de datos y elaborar los planes de contingencia adecuados. Además, le permite comunicar el impacto y las instancias de error humano a su equipo.
Puede y debe crear una cultura de cuidado que minimice el espectro de la pérdida de datos y reduzca la frecuencia de ocurrencia de incidencias. Esto también facilita la continuidad comercial.
El respaldo en la nube se extiende más allá del equipo de TI tradicional. Las soluciones de respaldo SaaS exitosas deben involucrar a los propietarios de aplicaciones comerciales que realizarán tareas de respaldo y recuperación para ahorrar recursos y tiempo de los administradores de respaldo. También hace que todo el proceso sea flexible y ágil.
La colaboración entre TI y los propietarios de aplicaciones comerciales determina quién es el responsable en última instancia de el respaldo SaaS.
Debe conocer y seguir los estándares de cumplimiento aplicables en su sector. Tiene la responsabilidad de adherir a estos estándares que están en constante cambio. Tenga en cuenta que migrar a un proveedor de nube no transfiere esa responsabilidad.
Por lo tanto, al elegir una solución de respaldo SaaS, asegúrese de que los servicios del proveedor cumplan con los requisitos del sector. Establezca controles adecuados para cumplir con sus responsabilidades de administración de datos, como parte de su debida diligencia.
Las empresas que mantienen activa una solución de respaldo SaaS disfrutan de muchos beneficios diarios más allá de la protección de datos en un mal día. Tales como:
Cumplimiento: la continuidad comercial a partir de una pérdida de datos es un pilar fundamental de los estándares de cumplimiento modernos.
Fácil incorporación y salida: las empresas y organizaciones inteligentes utilizan el respaldo y la restauración de SaaS para garantizar que los datos críticos no vayan y vengan con los empleados.
Comprobaciones de la calidad de los datos: los respaldos periódicos de los datos ayudan a las empresas a identificar problemas con sus datos y detectar oportunidades para solucionarlos.
Restauración de datos más rápido que un proveedor de SaaS: las empresas que consiguen que sus proveedores ayuden con la recuperación de datos tienen que esperar, a veces hasta 90 días, para recuperarlos.
Restauración granular: no sufra la interrupción y el tiempo fuera de servicio que supone restaurar conjuntos de datos completos a estados anteriores cuando puede identificar y restaurar solo los datos problemáticos.
Mejor que hurgar en la basura: Clasificar los elementos eliminados es un esfuerzo tedioso y, a menudo, infructuoso, ya que la mayoría de los proveedores se deshacen de los elementos eliminados después de un período de tiempo, por ejemplo, 30 días.
Hay varias opciones de respaldo SaaS disponibles en el mercado, lo que dificulta la decisión de elegir una. A continuación, se muestran seis puntos cruciales para considerar al elegir una solución de copia de seguridad SaaS adecuada para sus necesidades específicas.
Como regla general, elija siempre soluciones de respaldo SaaS cuyas funciones y opciones sean compatibles con las plataformas y aplicaciones SaaS que está usando o tiene la intención de proteger. Por ejemplo, el software de respaldo destinado a integrarse con los sistemas de correo electrónico debe incluir funciones de archivo de datos para el correo electrónico.
Siempre que considere contratar una solución de respaldo SaaS para proteger sus datos comerciales críticos, preste atención a las funciones esenciales que son intrínsecas a un software de respaldo confiable y completo. Tales como:
Integración fluida con las aplicaciones que pretende proteger
Funciones de restauración y exportación de datos
Varias opciones para almacenar datos en las instalaciones o en la nube
Mecanismos de cifrado de datos
Programación de respaldos personalizada
Capacidades integrales de supervisión y seguimiento de actividades
Configuración de retención
Medios de control y administración fáciles de usar, pero robustos
Si usa más de un software SaaS, las funciones de su proveedor de respaldo elegido deben ser compatibles con todas las soluciones. No use una solución que ofrezca respaldo SaaS solo para Microsoft Office 365 solo si también tiene Google Workspace, Dropbox y Salesforce.
La solución de copia de seguridad debe tener un objetivo de tiempo de recuperación (RTO, Recovery Time Objective) y un objetivo de punto de recuperación (RPO, Recovery Point Objective) razonables según el acuerdo de nivel de servicio (SLA, Service-level Agreement). Califique de manera coherente al proveedor de copia de seguridad SaaS en función de lo que puede ofrecer en términos del RTO y el RPO. La idoneidad del RPO se debe a la recuperación a un momento dado, mientras que la eficiencia del RTO se debe a la realización de copias de seguridad frecuentes. Pregúntese: ¿el proveedor me permite recuperar de la copia de seguridad con unos pocos clics?
Es otro punto destacado entre los proveedores. Una vez que se completa el respaldo, es normal que las empresas deseen recuperar sus datos tal como estaban antes del evento de interrupción. Deberían tener el mismo formato, patrones y condición. Una solución de respaldo SaaS adecuada debería ofrecer eso.
La seguridad y el cumplimiento de un servicio de respaldo SaaS son indispensables cuando se considera qué proveedor elegir. Dónde residen sus datos antes y después de el respaldo es un factor de especial importancia. Además, la solución de respaldo debe cumplir con las normativas y los estándares relevantes mundiales relacionados con los datos. Estándares como HIPPA, PCI-DSS, ISO/IEC 27001, GDPR, CCPA o CPRA requieren salvaguardas estrictas como la retención de datos a largo plazo y el registro de actividad.
Jamás ignore las funciones granulares de respaldo y recuperación. ¿Por qué debería restaurar fragmentos completos de datos cuando solo necesita una pequeña porción de los datos eliminados por un pirata informático o un empleado enfadado? ¿Qué pasa si un empleado elimina involuntariamente un correo electrónico esencial y es todo un desafío encontrarlo y recuperarlo? En tales casos, es necesaria una copia de seguridad y una recuperación granulares.
Nunca ignore el costo de un plan de copia de seguridad para SaaS o una previsión de software de copia de seguridad SaaS. Debería ver qué modelo de licencia ofrece el proveedor. Un modelo de licencia basado en suscripción es una opción adecuada porque es flexible y adaptable.
Se promociona que la nube es un espacio seguro, ubicuo, con tolerancia de errores y respaldo completa. Estos son algunos de los posibles aspectos positivos que animan a las empresas y organizaciones a trasladar sus datos a la nube. En el último tiempo, más empresas están trasladando sus aplicaciones críticas a la nube para aprovechar los modelos de software como servicio (SaaS).
Sin embargo, la pregunta que debe hacerse es si las versiones SaaS del software empresarial son seguras. Es cierto, puede que las versiones en la nube de las aplicaciones sean más seguras que las locales, pero no son invulnerables. Los datos de las aplicaciones SaaS son suyos, con lo cual es su responsabilidad protegerlos, y siempre es mejor y más económico prevenir que curar.
Lo cierto es que ninguna empresa u organización en este mundo centrado en los datos puede permitirse perder datos. El respaldo SaaS es la mejor manera de proteger los datos ofreciendo beneficios de la nube interminables, además de mantener una copia segura en otra ubicación.