A conformidade regulamentar é uma questão complexa e em constante mudança para empresas de todos os tamanhos. Pode ser um desafio acompanhar os regulamentos mais recentes, quanto mais garantir que sua empresa esteja em conformidade. O crescimento exponencial dos serviços de armazenamento em nuvem tem contribuído para a relevância deste tema.
O não cumprimento dos requisitos regulatórios pode levar a multas caras, danos à reputação e até mesmo processos criminais em alguns casos. Os riscos associados à não conformidade são grandes demais para serem ignorados por qualquer empresa.
E para piorar a situação, atingir e manter a conformidade agora é um fator fundamental para garantir os negócios. Segundo os dados, quase 50% das empresas são solicitadas a fornecer provas de segurança cibernética ao enviar solicitações de propostas (RFPs).
Para a maioria das organizações, atingir e manter a conformidade regulamentar parece assustador. Felizmente, existem etapas que você pode seguir para garantir a conformidade com os padrões do setor e evitar esses riscos.
Ao entender o que a conformidade regulamentar envolve e como ela afeta toda a organização, você pode criar estratégias para ajudar sua empresa a se manter à frente no cumprimento das obrigações legais.
Continue lendo para saber mais sobre a conformidade regulamentar, como alcançá-la, os riscos da não conformidade e como a Veritas pode ajudá-lo a lidar com os requisitos de conformidade.
Um facilitador chave da prestação de serviços é a interação com os consumidores e o manuseio e armazenamento de seus dados. Nas últimas décadas, o avanço da tecnologia tornou isso muito fácil.
No entanto, tudo isso vem com a confiança dos consumidores de que você usará seus dados para fins autorizados e os protegerá do acesso de pessoas não autorizadas. Devido à negligência nisso e aos agentes mal-intencionados que comprometem os fracos sistemas de segurança, existem regulamentos rígidos que as organizações devem cumprir.
É aqui que entra em jogo a conformidade regulamentar. É a prática de aderir às leis e regulamentos que se aplicam ao ambiente de negócios, seja estadual, federal ou internacional. As demandas exatas podem variar dependendo do tipo de indústria e do tamanho da operação.
O não cumprimento dessas regulamentações pode fazer com que as empresas incorram em multas caras, prejudicando seu relacionamento com os fornecedores. A conformidade regulamentar não apenas protege as informações confidenciais, mas também preserva a segurança do pessoal.
Os requisitos regulamentares podem ser vistos de várias formas, incluindo a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde dos EUA (HIPAA), o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia (GDPR) de 2016 e a Lei Sarbanes-Oxley.
Embora seja fácil confundir conformidade regulamentar com conformidade corporativa, as duas são distintas. A última lida com políticas e procedimentos internos, e a primeira envolve a observação de regulamentações governamentais, industriais e internacionais.
No século passado, houve um aumento exponencial de obrigações legais, regulamentos, padrões e diretrizes. E é por um bom motivo, pois a segurança dos dados se tornou um problema significativo.
Dessa forma, a conformidade não é mais uma preocupação apenas dos setores de serviços financeiros ou de saúde. Em vez disso, agora é um elemento essencial de sucesso em todos os setores relacionados a operações essenciais.
A conformidade regulamentar é um grande negócio para empresas de todos os tamanhos. Além de ajudar as organizações a passar por auditorias e demonstrar a devida diligência, também protege as organizações de repercussões legais em uma violação de dados ou outro incidente.
Além disso, o cumprimento dos regulamentos também ajuda a promover a confiança do cliente. Clientes querem saber que seus dados estão seguros e que as empresas estão tomando as medidas necessárias para protegê-los.
As empresas obtêm muitos outros benefícios de dados compatíveis, como melhor desempenho e eficiência. Por exemplo, uma empresa compatível com HIPAA poderá compartilhar informações confidenciais de pacientes eletronicamente de maneira segura.
Quando os dados estão seguros e com backup regular, as organizações podem se concentrar em simplificar as operações e melhorar o atendimento ao cliente. Isso, por sua vez, aumentará os resultados da empresa, tornando os processos mais eficientes e econômicos.
Manter-se informado sobre as políticas regulatórias exclusivas do seu setor é essencial para mais do que apenas evitar multas. Não só traz segurança financeira, mas também garante a continuidade dos negócios. Compreender a diferença entre os regulamentos de conformidade e outras questões legais ajudará você a lidar melhor com eles e a proteger sua empresa de quaisquer consequências inesperadas.
Para garantir que seus ativos e dados digitais estejam em conformidade com todos os regulamentos aplicáveis, aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais você deve priorizar a conformidade regulamentar ao construir a infraestrutura e os padrões corporativos:
Quando as organizações não cumprem os regulamentos locais, federais e estaduais, elas se colocam em uma posição precária que pode resultar em consequências devastadoras. Não apenas vários processos judiciais podem ser movidos contra eles com pesadas multas sendo impostas como punição, mas os indivíduos envolvidos podem até enfrentar pena de prisão levando, em última instância, a perdas permanentes de negócios ou, pior ainda, à falência e fechamento.
Para evitar esses resultados terríveis, você deve fazer esforços deliberados e proativos para garantir que sua organização cumpra estritamente os regulamentos de conformidade necessários e implemente os padrões adequados.
Em média, o custo de uma violação de dados aumentou de US$ 4,24 milhões por incidente em 2021 para US$ 4,35 milhões em 2022, um recorde. Um incidente, independentemente do tamanho, tem o potencial de causar estragos nas finanças de uma empresa. Isto é verdade especialmente durante a fase de crescimento. No momento em que a reputação de alguém é atingida por tal evento, perdas imprevisíveis nas vendas surgem e impedem o progresso, potencialmente prejudicando a continuidade a longo prazo.
A confiança é um ativo frágil que pode ter consequências de longo alcance quando perdida. Afeta a fidelidade e retenção do cliente e a capacidade da sua empresa de garantir bens, serviços e financiamento de fornecedores.
Um efeito colateral preocupante da perda ou violação de dados pode ser a saída de funcionários que sentem que suas informações privadas não foram protegidas adequadamente. Além disso, isso pode prejudicar sua reputação como marca e dificultar ainda mais o recrutamento em empreendimentos futuros.
Por exemplo, se você deixar de cumprir a HIPAA e outras regulamentações, as consequências podem ser graves. As seguradoras podem encerrar o suporte ao seu negócio e os pacientes que usam esses planos específicos não poderão mais pagar a você.
Isso teria um efeito devastador em suas receitas, pois limita o número de pessoas que podem acessar seus serviços. Da mesma forma, diversas normas regulatórias financeiras levam a consequências punitivas, inclusive proibindo o uso de determinados cartões de crédito na cobrança de produtos ou serviços.
Depois de pagar multas por não conformidade, sua organização deve dedicar recursos significativos para recuperar e resolver quaisquer problemas que possam ter surgido. A remodelação da infraestrutura e o ajuste dos processos não são apenas dispendiosos, mas também exigem que você continue fazendo negócios em um setor em que uma violação de conformidade foi encontrada.
Embora existam regulamentos que se aplicam a todos, a maioria é específica do setor. Portanto, é essencial pesquisar minuciosamente as regras pertinentes ao seu setor quando se trata de conformidade regulamentar.
Uma variedade de padrões pode governar como você gerencia os dados e conduz os negócios, mas descobrir aqueles que se aplicam diretamente ao nicho específico da sua organização é fundamental para atender a todos os requisitos.
Algumas das estruturas regulatórias padrão incluem:
Dizer que você deseja alcançar a conformidade regulamentar e fazê-lo são duas coisas diferentes. Considerando o escopo do trabalho e o que está em jogo, seus esforços devem ser estratégicos. E é por isso que ter uma estratégia de conformidade regulamentar é vital.
Sua estratégia de conformidade regulamentar serve como um guia para garantir que sua empresa cumpra as leis de cada jurisdição em que opera. Em vez de esperar que surja um problema e tentar descobrir o que deu errado e como você pode corrigi-lo, ter uma estratégia robusta ajuda a prevenir a ocorrência de problemas em primeiro lugar.
As equipes de conformidade devem encontrar maneiras de reduzir os riscos potenciais e, ao mesmo tempo, ajudar a organização a sustentar um crescimento que não as coloque em conflito com reguladores ou legisladores. Dessa forma, eles podem manter seus negócios funcionando sem problemas e alcançar seus objetivos de longo prazo.
Ao desenvolver sua estratégia de conformidade, o tamanho de sua organização e setor em que você trabalha, bem como quaisquer países estrangeiros com os quais você faz transações, ditarão quais componentes devem ser incluídos.
O desenvolvimento de um programa eficaz de conformidade regulamentar requer uma abordagem em várias etapas. As etapas a seguir ajudarão você a criar um plano que funcione para sua organização.
Apresentar as vantagens da conformidade para cada divisão e funcionário dentro de sua organização pode ajudar na aceitação mais tranquila de novas políticas. Além disso, os funcionários estarão mais bem equipados para entender seu significado com mais facilidade sempre que você puder apresentar um argumento convincente sobre a necessidade desses protocolos.
Um plano de gerenciamento de riscos bem-sucedido requer adesão total de cada nível da organização, de executivos a funcionários temporários. Para obter esse compromisso, você deve demonstrar como o cumprimento dos regulamentos de conformidade pode reduzir os riscos para sua organização em todas as áreas estratégicas. Além disso, todos precisam entender por que a transparência é necessária se suas políticas e procedimentos protegem contra possíveis ameaças.
Portanto, alinhar a conformidade com a cultura corporativa é essencial se você deseja criar um ambiente onde a inovação prospere, mantendo os padrões estabelecidos.
A detecção de riscos deve ser uma das principais prioridades de qualquer plano de conformidade regulamentar. Você deve ser proativo na identificação de riscos potenciais para sua organização e ter um processo que garanta que eles sejam identificados e resolvidos rapidamente.
Para facilitar isso, você deve estabelecer um programa de resposta a incidentes. Isso inclui designar uma equipe que possa monitorar essas situações e ter procedimentos para responder quando uma violação for descoberta. Isso também ajudará você a se manter informado sobre os regulamentos de conformidade e a detectar possíveis riscos antes que eles se tornem um problema para sua organização.
Como oficial de conformidade e ética, agora é fundamental assumir um papel ativo na prevenção, em vez de se concentrar estritamente na retrospectiva. Prever questões regulatórias antes que elas se tornem aparentes requer mais recursos; portanto, sua estratégia deve considerar essa trajetória de crescimento. Você provavelmente precisará começar em um nível específico e expandir o escopo ao longo do tempo.
Ao elaborar uma estratégia abrangente para atingir seus objetivos, considere que nem todas as organizações podem incorporar imediatamente a automação robótica de processos e outros avanços de IA em seus orçamentos de conformidade.
É fundamental que a sua equipa esteja a par da evolução do ambiente regulamentar e das suas alterações legais, não só no seu domínio atual, mas também nas áreas em que pretende fazer negócios. A maneira mais eficaz de se manter informado é acompanhar os projetos de lei até sua promulgação.
Depois disso, você deve ser capaz de analisar as estratégias e regulamentações para fornecer à sua equipe as instruções necessárias para um programa de compliance bem-sucedido.
Depois de entender o ecossistema regulatório e sua evolução, é hora de criar políticas explícitas para navegar pelos requisitos de conformidade. Isso envolve o desenvolvimento de procedimentos operacionais, como protocolos de avaliação de riscos e ações específicas para responder a determinadas situações.
Para garantir que os membros da equipe entendam suas funções na organização, você deve ser capaz de fornecer treinamento e suporte durante todo o processo. Isso envolve diretrizes claras para os funcionários sobre como operar com os regulamentos que se aplicam ao seu departamento ou função.
Por fim, você deve ter um sistema eficaz para monitorar e gerenciar a conformidade em sua organização. Isso deve incluir avaliações regulares de suas operações para garantir que elas permaneçam em conformidade com os regulamentos aplicáveis e um processo em vigor para tomar medidas disciplinares quando forem detectadas violações.
As organizações precisam navegar por um cenário regulatório complexo se quiserem permanecer em conformidade. A Veritas fornece soluções de conformidade avançadas para ajudar as empresas a desenvolver e manter programas de conformidade eficazes.
O conjunto de produtos da Veritas inclui proteção de dados, segurança, privacidade e ferramentas de gerenciamento de risco. Todos estes são elementos essenciais quando se trata de cumprir os regulamentos locais. Além disso, a plataforma oferece uma solução abrangente de governança que permite aos usuários monitorar e gerenciar seus programas de conformidade.
A Veritas também fornece ferramentas avançadas de e-discovery que permitem que as organizações identifiquem, coletem, processem, revisem, analisem e gerem relatórios de dados de maneira rápida e fácil de maneira compatível. Isso garante que as empresas estejam sempre preparadas para auditorias ou processos judiciais quando necessário.
Com a Veritas, as organizações podem ficar tranquilas sabendo que seus programas de conformidade estão sendo executados sem problemas e fazendo todo o possível para manter a conformidade com os regulamentos locais.
Portanto, entre em contato conosco hoje mesmo se quiser implementar um plano de conformidade regulamentar eficaz. Podemos ajudá-lo a desenvolver e manter um programa robusto e compatível que manterá sua organização segura e protegida.
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A conformidade regulamentar refere-se ao processo de atender a todas as leis e regulamentos aplicáveis às suas operações comerciais ou setor. Ele garante que as organizações cumpram as regras nacionais, estaduais e locais para proteger seus clientes e partes interessadas contra danos.
A conformidade regulamentar é essencial porque ajuda a garantir que as empresas operem de maneira legal e ética. Também protege clientes, partes interessadas e o meio ambiente contra danos causados por atividades não conformes.
Para garantir a conformidade em sua organização, você deve estabelecer políticas e protocolos claros para navegar pelos requisitos, fornecer treinamento e suporte à sua equipe, monitorar a conformidade e tomar medidas quando necessário. Você também deve considerar o uso de uma solução de conformidade como a Veritas para ajudar a gerenciar seu programa.