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基準となる規制コンプライアンス - 知っておくべきこと

規制コンプライアンスは、あらゆる規模の企業にとって複雑かつ変化し続ける問題です。企業がコンプライアンスを確保することは言うまでもなく、最新の規制に追いつくことが難しい場合があります。クラウドストレージとサービスの急増も、このトピックの重要性を高めています。

規制要件を遵守しないと、高額の罰金、評判の低下、場合によっては刑事訴追につながることがあります。コンプライアンス違反のリスクは大きく、企業が無視できるものではありません。

さらに深刻な事態として、コンプライアンスの達成と維持は、ビジネスを保護するうえでの極めて重要な要素になっています。データによると、提案依頼書 (RFP) の提出時に約 50% の企業がサイバーセキュリティを証明することを求められています

ほとんどの企業にとって、規制コンプライアンスの達成と維持は面倒な作業に思えますが、幸いなことに、業界標準の遵守を維持し、これらのリスクを回避するために実行できる手順があります。

規制コンプライアンスの内容や企業全体に及ぼす影響を理解しておけば、企業が一歩先んじて法的義務に対応するための戦略を作成できます。

このまま読み進め、規制コンプラアイス、その達成方法、コンプライアンス違反のリスク、コンプラアイス要件への対応でのベリタスのサポートについてご確認ください。

規制コンプライアンスとは

サービス提供の重要な実現要素は、消費者とのやりとり、および消費者データの取り扱いと保存です。ここ数十年でのテクノロジーの進化により、これは非常に容易になりました。

ただし、このすべてに対して、データが正規の目的に使用され、不正アクセスから保護されているという消費者の信頼が伴います。企業には、こうした信頼に対する怠慢や脆弱なセキュリティシステムを侵害する悪質な攻撃を理由として、遵守すべき厳格な規制が設けられています。

ここで関連するのが規制コンプライアンスです。州、連邦、国際を問わず、ビジネス環境に適用される法規制遵守の実践です。具体的に求められる内容は、業種や運用規模に応じて異なる場合があります。

こうした規制を遵守しないと、高額の罰金が科せられ、ベンダーとの関係が損なわれる可能性があります。規制コンプライアンスは、機密情報を保護するだけでなく、担当者の安全も維持するものです。

規制要件には、米国の医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律 (HIPAA)、2016 年からの欧州連合の一般データ保護規則 (GDPR)、サーベンスオクスリー法など、さまざまな形で確認できます。

規制コンプライアンスと企業コンプライアンスは混同されがちですが、両者は別物です。後者では社内のポリシーと手順を扱い、前者では政府、業界、および国際規制を遵守します。

規制コンプライアンスが重要である理由

法的義務、規制、標準、ガイドラインはこの 100 年の間に急増しています。それには、データセキュリティが大きな問題になっているという妥当な理由があります。

このため、金融サービスや医療業界にとって、コンプライアンスはもはや単なる懸念事項ではありません。基幹業務に関連するすべてのセクターにおいて、成功に不可欠な要素となっています。

規制コンプライアンスは、あらゆる規模の企業にとって重要です。監査に合格してデューデリジェンスを実証するだけでなく、データ侵害などのインシデントにおける法的影響から企業を守ることができます。

さらに、規制遵守は、顧客の信頼を高めるのにも役立ちます。顧客は、データが安全であり、企業が必要な手段を講じて保護していることを知りたがっています。

パフォーマンスや効率の向上など、規制遵守したデータには、企業にとっても他に多くのメリットがあります。たとえば、企業が HIPAA を遵守していれば、機密扱いの患者情報を安全な方法で電子的に共有できます。

データが安全かつ定期的にバックアップされていれば、企業は業務の合理化と顧客サービスの改善に注力できます。これがプロセスの効率および費用対効果の向上につながり、企業は収益を増やすことができます。

規制コンプライアンスがビジネスの重要な要素である理由

業界独自の規制ポリシーには常に対応しなければなりませんが、その理由は罰金の回避だけではありません。経済的な安全をもたらすだけでなく、事業継続も保証されます。コンプライアンス規制とその他の法的な問題の違いを理解しておけば、より適切に対応し、ビジネスを予期しない影響から守ることができます。

デジタル資産とデータを該当する規制に確実に遵守させるには、インフラを構築し、企業標準を作成する際に規制コンプライアンスに優先順位を付ける理由がいくつかあります。

  • 不要な訴訟の防止 - コンプライアンスガイドラインの遵守を怠ると、将来の法的措置にさらされ、脆弱なままになる可能性があります。データ侵害が発生した場合、数百万ドルに及ぶ大規模な調停に直面する可能性があります。
  • 財務面の安全性 - コンプライアンス規制を無視すると、膨大な影響を受ける可能性があります。たとえば、1 つの誤りが数百万ドルの罰金につながります。金融機関について言えば、コンプライアンス違反を理由に昨年支払われた金額が 113 億 9,000 万ドルであることが確認されました。
  • ブランドの評判を守る - データ侵害が発生した場合、企業の評判は大きな打撃を受ける可能性があります。顧客のブランドへの信頼が失われ、購入に消極的になるため、提供するサービスのサブスクリプションが減少する、または製品の売上が急落する可能性があります。これは確実に、ビジネスの収益全体に大きな影響を及ぼします。
  • 事業継続 - 規制とは、企業が災害後に迅速かつ効果的に回復できるようにするものです。規制がなければ、わずかなミスがビジネスを台無しにし、高額な罰金、長期のダウンタイム、顧客の喪失につながる可能性があります。したがって、適切な規制の実施は、長期的な成功の実現にあたっては重要な要素です。
  • ハッカーからの保護 - 規制コンプライアンスのためのデジタルの安全対策の実装は、機密情報を外部からの攻撃から守るためには不可欠です。サイバーセキュリティ標準は、データをハッカー、マルウェア、従業員の悪用から保護して、機密扱いの詳細情報が誤って公開されないようにします。

コンプライアンス違反のリスクとコスト

地方、連邦、または州の規制に従わない企業は危険な立場に置かれ、壊滅的な影響を受ける可能性があります。多数の訴訟を起こされ、高額の罰金が科せられるだけでなく、関与した個人が服役し、最終的に完全なビジネスの損失、さらには破産や廃業につながる可能性があります。

このような悲惨な結果を防ぐには、計画的な取り組みをプロアクティブに行い、企業が必要なコンプライアンス規制に厳密に従い、適切な標準を実装していく必要があります。

平均のデータ侵害コストは、2021 年のインシデントあたり 424 万ドルから 2022 年には 435 万ドルに増加し、過去最高を記録しました。規模を問わず、1 つのインシデントが企業の財務に大損害を及ぼす可能性があります。これは特に成長段階に当てはまります。このような事象によって評判が損なわれると、すぐに予測不可能な売上の損失が増え、進歩が妨げられ、長期的な継続性が損なわれる可能性があります。

信頼は壊れやすい財産であり、失えば広範囲に影響が及びます。顧客のロイヤリティと維持だけでなく、ベンダーから商品、サービス、資金を確保するビジネス能力にも影響します。

データ損失や侵害の発生による憂慮すべき副次的影響は、個人情報が適切に保護されていなかったと考える従業員の離職です。さらに、これがブランドとしての評判を低下させ、将来の採用がはるかに難しくなる可能性があります。

たとえば、HIPAA やその他の規制の遵守を怠ると、その影響は深刻なものになる可能性があります。保険会社がビジネスへのサポートを終了してしまえば、そのプランを利用している患者は支払いができなくなります。

サービスを利用できる人数が少なくなるため、収益に壊滅的な影響を及ぼします。同様に、複数の金融関係の規制標準の場合、製品またはサービスの請求での特定のクレジットカードの使用禁止など、懲罰的な結果も生じます。

コンプライアンス違反の罰金を支払った後は、復旧し、発生した問題をすべて解決するために、大規模なリソースを割り当てなければなりません。インフラの再設計とプロセスの調整自体にコストがかかるだけでなく、コンプライアンス違反が見つかった業界でビジネスを続けなければならないのです。

さまざまな業界のコンプライアンス

一律に適用される規制もありますが、ほとんどの規制は業界固有です。したがって、規制コンプライアンスに関しては、業界に関連するルールを徹底的に調査することが重要です。

データの管理方法とビジネスの実施方法を規定している標準にはさまざまなものがありますが、企業の特定分野に直接適用される標準を明らかにすることが、すべての要件に対応するための鍵となります。

標準規制フレームワークには次のようなものがあります。

  • 医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律 (HIPAA) - 患者情報を安全かつ効率的に取り扱うために、HIPAA は、データの保存、アクセス、管理、開示に関する指針を医療機関に提供します。
  • サーベンスオクスリー法 (SOX) - Enron 社の大惨事の後、上場企業の会計手続きを監視するための SOX コンプライアンスが施行されました。企業が SOX 規定を理解していない場合は、社内監査を実施し、業務が本法で定められている規制に従っていることを確認する必要があります。
  • ペイメントカード業界データセキュリティ基準 (PCI-DSS: Payment Card Industry Data Security Standard) - クレジットカード詐欺が増え続ける中、PCI-DSS は、金融情報を適切に保存し、インターネット経由で安全にデータを転送できるよう支援して、加盟店と支払処理業者を保護します。
  • 一般データ保護規則 (GDPR) - 一般データ保護規則 (GDPR) は、CCPA の欧州連合版です。GDPR は厳格な規制を課しており、EU の消費者には、企業のデータ収集と使用方法についてより多くの権限が付与されます。EU の消費者を対象に事業を展開する企業は、顧客が必要に応じてデータを削除できる手順を講じる必要があります。
  • カリフォルニア州プライバシー権法 (CPRA) - カリフォルニア州の消費者を保護するための 2018 年のカリフォルニア州消費者プライバシー法 (CCPA) の拡張版です。カリフォルニア州の消費者データを管理する企業は、当該データの使用方法に関して透明性を確保し、顧客の要求があった場合は当該情報を直ちに削除しなければならないと規定されています。
  • 北米電力信頼性評議会 (NERC) - 国家からの資金援助を受ける悪質なサイバー攻撃が増加する中、NERC には、エネルギーおよび公益事業会社を犯罪の犠牲にさせないこという確固たる信念があります。公益事業会社はこの標準に従い、複数の戦略を利用することによって、侵害およびその後の副次的な影響から生じる市民へのリスクを最小限に抑えることができます。
  • 家族の教育上の権利及びプライバシー法 (FERPA) - 学生のデータを収集する教育機関は、FERPA 標準に従い、学生の情報を保護し、不正アクセスを防止するための対策を講じることを求められます。これにより、学生の記録が攻撃者の手に渡ることを防止します。

規制コンプライアンス戦略が必要な理由

規制コンプライアンスの達成を目指すことと実際に達成することはまったく別のことです。作業の範囲や危機的状況にあるものを考えると、取り組みは戦略的なものでなければなりません。これが規制コンプライアンス戦略が重要である理由です。

規制コンプライアンス戦略は、企業が事業を展開する各地域の法律に確実に従うためのガイドとして役立ちます。第一に、問題が発生するのを待っているのではなく、何がうまく行かなかったのか、どうすればそれを修正できるかを把握して堅ろうな戦略を策定すれば、問題の発生を防ぐことができます。

コンプライアンスチームは、潜在的なリスクを軽減する方法を探し出すと同時に、企業が規制当局や立法機関と衝突せずに成長を維持できるよう支援する必要があります。このようにすればビジネスを円滑に運営し、長期目標を達成できます。

コンプライアンス戦略を作成する際、企業の規模と事業活動を行うセクター、および取引相手の諸外国により、どのコンポーネントを含める必要があるかが決まります。

堅ろうな規制コンプライアンス計画を作成する手順

効果的な規制コンプライアンスプログラムの作成には、多段階のアプローチが必要です。以下の手順を踏むと、企業に適した計画を作成できます。

1. 企業文化とコンプライアンスの連携

企業内の各部門と従業員にコンプライアンスのメリットを紹介しておくと、新しいポリシーの円滑な受け入れに役立ちます。さらに、これらのプロトコルがなぜ必要かを根拠を持って主張できれば、従業員はさらに簡単に重要性を把握できます。

リスク管理計画の成功には、エグゼクティブから臨時スタッフまで、企業の各レベルからの全面的な関与が必要です。このコミットメントを得るには、コンプライアンス規制の遵守によってすべての戦略的領域で企業のリスクがどのように軽減されるかを示す必要があります。さらに、ポリシーと手順が潜在的な脅威を防止するものである場合は、透明性が必要な理由を全員が理解しておく必要があります。

したがって、設定された標準を維持しながらイノベーションを成功させる環境を作るのであれば、コンプライアンスと企業文化の連携が不可欠です。

2. プロアクティブなリスク検出

リスク検出は、規制コンプライアンス計画の最優先事項の 1 つです。企業に対する潜在的なリスクをプロアクティブに特定し、迅速に特定および解決するプロセスを導入する必要があります。

これを促進するには、インシデント対応プログラムの確立が必要です。このような状況を監視できるチームを指定し、違反が見つかった場合の対応手順を定めます。この実施によってコンプライアンス規制にも適切に対応し、企業にとって問題となる前に潜在的なリスクを検出することもできます。

3. 機能の範囲の確立

コンプライアンスおよび倫理担当責任者は、遡及的な関与だけに重点を置くのではなく、防止にも積極的な役割を担うことが重要になっています。規制の問題が明らかになる前にこれを予測するには、リソースを増やさなければなりません。そのため戦略ではこの方向への拡大を考慮に入れる必要があります。特定のレベルから始め、徐々に範囲を広げなければなりません。

目的を達成するための包括的な戦略を考案する際、すべての企業がロボティックプロセスオートメーションやその他の AI の進歩をコンプライアンス予算に直ちに組み込めるわけではないことを考慮します。

4. 規制エコシステムの把握

現在の領域だけでなく、事業展開を考えている領域においても、進化する規制環境とその法的変更をチームが常に把握しておくことが極めて重要です。その最も効果的な方法は、草案を法律制定まで追跡することです。

その後、戦略と規制を分析できるようにすれば、コンプライアンスプログラムの成功に必要な指示をスタッフに提供できます。

5. 明示的なポリシーとプロトコルの確立

規制エコシステムとその進化について把握したら、コンプライアンス要件に対応するための明示的なポリシーを作成します。ここでは、リスク評価プロトコルや、特定の状況に対応するための具体的な手順など、運用手順を作成します。

6. トレーニングとサポートの提供

チームメンバーが企業における役割を理解できるようにするには、プロセス全体を通じてトレーニングとサポートを提供できなければなりません。これには、部門や役割に適用される規制に基づく運用に関する、従業員向けの明確なガイドラインも該当します。

7. コンプライアンスの監視とアクションの実施

最後に、企業内でコンプライアンスを監視および管理するための効果的なシステムを導入する必要があります。これには、適用される規制への遵守を維持していくための運用の定期評価や、違反が検出された場合に懲戒処分を行うためのプロセスを含めている必要があります。

ベリタスソリューションでコンプライアンス要件に対応

企業がコンプライアンスを維持するには、複雑な規制の状況に対応する必要があります。ベリタスは、高度なコンプライアンスソリューションを提供して、企業が効果的なコンプライアンスプログラムを作成および維持できるよう支援します。

ベリタスの製品スイートには、データ保護、セキュリティ、プライバシー、およびリスク管理ツールが含まれています。これらはすべて、地域の規制の遵守に不可欠な要素です。さらに、プラットフォームで提供される包括的なガバナンスソリューションを使用すれば、ユーザーはコンプライアンスプログラムを監視および管理できます。

また、ベリタスが提供する高度な電子情報開示ツールを使用して、コンプライアンスを遵守した方法でデータを迅速かつ容易に特定、収集、処理、レビュー、分析、報告することができます。これにより、企業は必要に応じて監査または訴訟手続きに常に対応できます。

ベリタスは、コンプライアンスプログラムが円滑に実行され、地域の規制を常に遵守するために可能なことをすべて実施していることを保証します。

効果的な規制コンプライアンス計画の実装について今すぐお問い合わせください。ベリタスは、企業の安全とセキュリティを維持する堅牢なコンプライアンスプログラムの作成と維持をお手伝いいたします。

 

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よくある質問

規制コンプライアンスは、業務や業界に適用されるすべての法規制に対応するプロセスを指します。これにより、企業は国、州、地域のルールに従い、顧客と関係者への被害を防止します。

規制コンプライアンスは、企業の合法的かつ倫理的な業務遂行に役立つ重要なものです。また、コンプライアンス違反の活動による被害から顧客、関係者、環境を保護します。

企業がコンプライアンスを確保するには、要件に対応するための明確なポリシーとプロトコルを確立し、スタッフを教育およびサポートし、コンプライアンス状況を監視して必要に応じてアクションを実行する必要があります。ベリタスのようなコンプライアンスソリューションをプログラムの管理に役立てることを検討する必要もあります。