La conformité réglementaire est une question complexe qui reste en constante évolution pour les entreprises de toutes tailles. Il peut être usant de se tenir au courant des dernières réglementations, sans parler du besoin de devoir s'assurer que votre entreprise reste conforme. La croissance exponentielle du stockage et des services en cloud a renforcé la pertinence de ce sujet.
La non-conformité aux exigences réglementaires peut exposer à des amendes coûteuses, à l'écornement de la réputation, voire à des poursuites pénales dans certains cas. Les risques associés à la non-conformité sont trop importants pour qu'une entreprise les ignore.
Et pour ne rien arranger, respecter la conformité dans la durée constitue désormais un facteur essentiel de la sécurité des affaires. Selon certaines données, près de 50 % des entreprises sont invitées à fournir la preuve de leur cybersécurité lorsqu'elles soumettent des appels d'offres (RFP).
Pour la plupart des organisations, respecter la conformité réglementaire dans la durée semble décourageant. Heureusement, il existe des mesures que vous pouvez appliquer pour vous assurer de rester en conformité avec les normes du secteur et éviter ces risques.
En comprenant ce qu'implique la conformité réglementaire et en quoi elle affecte l'ensemble de l'organisation, vous pouvez élaborer des stratégies afin d'aider votre entreprise à garder une longueur d'avance sur ses obligations légales.
Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur la conformité réglementaire, comment l'obtenir, les risques de non-conformité, et comment Veritas peut vous aider à vous repérer parmi les exigences de conformité.
L'interaction avec les consommateurs ainsi que le traitement et le stockage de leurs données sont des éléments clés de la prestation de services. Au cours des dernières décennies, les progrès de la technologie ont largement simplifié cette tâche.
Cependant, tout cela est conditionné par la confiance des consommateurs dans le fait que leurs données sont utilisées à des fins autorisées et qu'elles sont protégées contre toute tentative d'accès par des personnes non autorisées. En raison de la négligence à cet égard et des acteurs malveillants qui compromettent les systèmes de sécurité faibles, il existe des réglementations strictes auxquelles les organisations doivent se conformer.
C'est là que la conformité réglementaire entre en jeu. Il s'agit de la démarche d'adhésion aux lois et règlements qui s'appliquent à l'environnement commercial, qu'il s'agisse de l'État, d'une autorité fédérale ou d'une agence internationale. Les exigences exactes peuvent varier en fonction du type d'industrie et de la taille de l'entreprise.
En cas de non-respect de ces réglementations, les entreprises peuvent encourir des amendes coûteuses et mettre en péril leurs relations avec les fournisseurs. La conformité réglementaire ne protège pas seulement les informations confidentielles, mais préserve également la sécurité du personnel.
Les exigences réglementaires se présentent sous diverses formes, notamment la loi américaine sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA), le règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (RGPD) de 2016, et la loi Sarbanes-Oxley.
Il est facile de confondre la conformité réglementaire et la conformité de l'entreprise, mais les deux restent néanmoins distinctes. La seconde concerne les politiques et procédures internes, tandis que la première implique le respect des réglementations gouvernementales, sectorielles et internationales.
Au cours du siècle dernier, on a assisté à une augmentation exponentielle des obligations légales, des réglementations, des normes et des directives. Et ce n'est pas sans raison, car la sécurité des données s'est imposée comme un sujet important.
Ainsi, la conformité n'est plus la seule préoccupation des services financiers ou du secteur des soins de santé. C'est tout le contraire. Elle constitue désormais un élément essentiel de la réussite dans tous les secteurs ayant attrait aux opérations essentielles.
La conformité réglementaire est un enjeu important pour les entreprises de toutes tailles. Non seulement elle aide les organisations à passer les audits et à faire preuve d'une diligence raisonnable, mais elle les protège également des répercussions juridiques en cas de violation de données ou d'autres incidents.
En outre, le respect de la réglementation contribue également à renforcer la confiance des clients. Les clients veulent savoir que leurs données sont sécurisées et que les entreprises prennent les mesures nécessaires afin de les protéger.
Les entreprises tirent de nombreux autres avantages de la conformité des données, comme l'amélioration des performances et de l'efficacité. Par exemple, une entreprise qui se conforme à la loi HIPAA sera en mesure de partager des informations confidentielles sur les patients par voie électronique de manière sécurisée.
Lorsque les données sont sécurisées et sauvegardées régulièrement, les organisations peuvent se concentrer sur la rationalisation des opérations et l'amélioration du service client. En retour cette décision permet d'accroître les résultats de l'entreprise en rendant ses processus à la fois plus efficaces et plus rentables.
Il est essentiel de rester au fait des politiques réglementaires propres à votre secteur, et pas seulement pour éviter les amendes. La conformité à ces directives favorise la sécurité financière, mais elle assure également la continuité des affaires. Comprendre la différence entre les régulations de conformité et les autres questions juridiques vous aidera à mieux vous y retrouver et à protéger votre entreprise de toute conséquence inattendue.
Pour garantir que vos actifs et vos données numériques soient conformes à toutes les réglementations applicables, voici quelques raisons essentielles pour lesquelles vous devriez donner la priorité à la conformité réglementaire lors de la construction de votre infrastructure et de l'élaboration de normes d'entreprise :
Lorsque les organisations ne respectent pas les réglementations locales, fédérales et étatiques, elles se placent dans une situation précaire qui peut avoir de graves répercussions. Non seulement de nombreuses poursuites pourraient être engagées contre elles, impliquant de lourdes amendes à la clé, mais les personnes concernées peuvent même s'exposer à une peine de prison, ce qui entraînerait des pertes d'exploitation permanentes ou, pire encore, la faillite et la fermeture pure et simple de l'entreprise.
Pour éviter de tels résultats désastreux, vous devez fournir des efforts délibérés et proactifs pour vous assurer que votre organisation respecte strictement les régulations de conformité nécessaires et met en œuvre les normes appropriées.
En moyenne, le coût d'une violation de données est passé de 4,24 millions de dollars par incident en 2021 à 4,35 millions de dollars en 2022, ce qui est un record. Un incident, quelle que soit sa taille, peut avoir des conséquences désastreuses sur les finances d'une entreprise. C'est particulièrement vrai lors de la phase de croissance. Dès que la réputation d'une entreprise est entachée par un tel événement, des pertes de ventes imprévisibles apparaissent et entravent la croissance, ce qui peut nuire à la continuité à long terme.
La confiance est un bien fragile dont la perte peut avoir de lourdes conséquences. Elle influe sur la fidélité et la rétention des clients, ainsi que sur la capacité de votre entreprise à obtenir des biens, des services et des financements auprès des fournisseurs.
Un effet secondaire inquiétant à la perte ou la violation de données pourrait être le départ des travailleurs, qui estiment que leurs informations privées n'ont pas été protégées de manière adéquate. De plus, cela peut nuire à votre réputation de marque et rendre le recrutement encore plus difficile à l'avenir.
À titre d'exemple, si vous ne respectez pas l'HIPAA ou d'autres réglementations, les conséquences peuvent s'avérer graves. Les compagnies d'assurance peuvent cesser de soutenir votre entreprises, et les patients utilisant ces régimes particuliers ne pourront plus vous payer.
Cela aurait un effet dévastateur sur vos revenus car cela limite le nombre de personnes susceptibles d'accéder à vos services. De même, le non respect plusieurs normes de réglementation financière peut entraîner des conséquences punitives, notamment l'interdiction d'utiliser certaines cartes de crédit pour la facturation de produits ou de services.
Après avoir payé des pénalités de non-conformité, votre organisation doit allouer des ressources importantes pour se rétablir et remédier aux problèmes qui ont pu survenir. Non seulement la refonte de l'infrastructure et l'adaptation des processus sont coûteuses en soi, mais elles vous obligent également à poursuivre vos activités dans un secteur où une violation de la conformité a été constatée.
Si certaines réglementations s'appliquent de manière générale, la plupart sont spécifiques à un secteur. Il est donc essentiel d'effectuer des recherches approfondies sur les règles qui s'appliquent à votre secteur d'activité en matière de conformité réglementaire.
Des normes très diverses peuvent régir la manière dont vous gérez les données et conduisez vos affaires, mais il est essentiel de découvrir celles qui s'appliquent directement au créneau spécifique de votre organisation pour répondre à toutes ses exigences.
Certains des cadres réglementaires standard comprennent :
Dire que vous voulez atteindre la conformité réglementaire et déployer vos capacités pour y parvenir sont deux choses bien distinctes. Compte tenu de l'ampleur du travail et des enjeux, vos efforts doivent être stratégiques. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir une stratégie en matière de conformité réglementaire.
Votre stratégie de conformité réglementaire vous guidera pour garantir que votre entreprise respecte les lois de chaque juridiction dans laquelle elle opère. Au lieu d'attendre qu'un problème ne survienne, puis d'essayer de comprendre ce qui n'a pas fonctionné et de trouver un moyen d'y remédier, une stratégie solide permet d'anticiper et d'éviter que les problèmes n'apparaissent.
Les équipes en charge de la conformité doivent trouver des moyens de réduire les risques potentiels tout en aidant l'organisation à soutenir une croissance qui ne les mettra pas en conflit avec les régulateurs ou les législateurs. Ainsi, elles peuvent assurer le bon fonctionnement de leur entreprise et atteindre leurs objectifs à long terme.
Lors de l'élaboration de votre stratégie de conformité, la taille de votre organisation et le secteur dans lequel vous opérez, ainsi que les pays étrangers avec lesquels vous effectuez des transactions, détermineront les éléments à y inclure.
L'élaboration d'un programme de conformité réglementaire efficace nécessite d'appliquer une approche en plusieurs étapes. Les étapes suivantes vous aideront à concevoir un plan qui fonctionne pour votre organisation.
Présenter les avantages de la conformité à chaque service et travailleur de votre organisation peut faciliter leur approbation de nouvelles politiques. En outre, les employés seront plus à même de saisir leur importance si vous parvenez à démontrer de manière convaincante en quoi ces protocoles sont nécessaires.
Un plan de gestion des risques réussi nécessite une adhésion totale de la part de tous les niveaux de l'entreprise, des dirigeants au personnel intérimaire. Pour produire cet engagement, vous devez démontrer comment le respect des règles de conformité peut réduire les risques pour votre organisation dans chaque domaine stratégique. En outre, chaque travailleur doit pouvoir comprendre pourquoi la transparence est nécessaire si vos politiques et procédures protègent contre les menaces potentielles.
Il est donc essentiel d'aligner la culture de votre entreprise sur la règlementation de conformité si vous souhaitez créer un environnement où l'innovation prospère tout en respectant les normes établies.
La détection des risques devrait être l'une des principales priorités de tout plan solide de conformité réglementaire. Vous devez être proactif dans l'identification des risques potentiels pour votre entreprise et mettre en place un processus qui garantit qu'ils soient rapidement identifiés et résolus.
Pour vous faciliter la tâche, vous devez établir un programme de réponse aux incidents. Il s'agit notamment de désigner une équipe qui puisse surveiller ces situations tout en disposant de procédures pour réagir lorsqu'une violation est détectée. Cela vous aidera également à rester au fait des règles de conformité et à déceler les risques potentiels avant qu'ils ne deviennent un problème pour votre organisation.
En tant que responsable de la conformité et de l'éthique, il est désormais essentiel pour vous de jouer un rôle actif dans la prévention plutôt que de vous concentrer strictement sur la rétrospective. Prévoir les problèmes réglementaires avant qu'ils ne se manifestent nécessite des ressources supplémentaires ; votre stratégie doit donc tenir compte de cette trajectoire de croissance. Vous devrez probablement commencer à un niveau déterminé puis élargir votre rayon d'action au fil du temps.
Lorsque vous élaborez une stratégie globale en vue d'atteindre vos objectifs, tenez compte du fait que toutes les entreprises ne peuvent pas immédiatement intégrer l'automatisation robotique des processus et d'autres avancées de l'IA dans leurs budgets de conformité.
Il est primordial que votre équipe reste à l'affût de l'évolution de l'environnement réglementaire et de ses modifications juridiques, non seulement dans votre domaine actuel mais aussi dans les domaines où vous envisagez de faire des affaires. Le moyen le plus efficace de rester informé est de suivre les projets de loi jusqu'à leur promulgation.
Ensuite, vous devez être en mesure d'analyser les stratégies et les réglementations afin de fournir à votre personnel les instructions nécessaires à un programme de conformité réussi.
Une fois que vous avez compris l'écosystème réglementaire et son évolution, il est temps de créer des politiques explicites afin de vous repérer dans les exigences de conformité. Cette tâche implique l'élaboration de procédures opérationnelles, comme des protocoles d'évaluation des risques et des mesures spécifiques à prendre dans certaines situations.
Afin que les membres de l'équipe puissent comprendre leur rôle dans l'organisation, vous devez être capable de proposer une formation et une assistance tout au long du processus. Vous devez donc énoncer des directives claires destinées à vos travailleurs concernant le fonctionnement des règlements qui s'appliquent à leur service ou à leur rôle.
Enfin, vous devez disposer d'un système efficace pour contrôler et gérer la conformité au sein de votre organisation. À ce titre, votre démarche devrait comprendre des évaluations régulières de vos opérations afin de veiller à ce qu'elles restent conformes aux réglementations applicables, ainsi qu'un processus capable de prendre des mesures disciplinaires lorsque des violations sont détectées.
Les entreprises doivent naviguer dans un environnement réglementaire complexe si elles veulent rester conformes. Veritas propose des solutions de conformité avancées pour aider les entreprises à développer et à assurer des programmes de conformité efficaces.
La gamme de produits de Veritas comprend , des outils de protection des données, de sécurité, de confidentialité et de gestion des risques. Tous ces éléments sont essentiels lorsqu'il s'agit de se conformer aux réglementations locales. En outre, la plateforme offre une solution de gouvernance complète qui permet aux utilisateurs de surveiller et de gérer leurs programmes de conformité.
Veritas fournit également des outils avancés de e-discovery qui permettent aux organisations d'identifier, de recueillir, de traiter, d'examiner, d'analyser et de produire des rapports sur les données de façon simple, rapide et conforme. Les entreprises sont ainsi toujours préparées pour faire face à des audits ou à des procédures de litige, si besoin.
Grâce à Veritas, les organisations peuvent avoir l'esprit tranquille en sachant que leurs programmes de conformité fonctionnent sans problème et qu'ils font tout leur possible pour rester conformes aux réglementations locales.
Alors, contactez-nous dès aujourd'hui si vous souhaitez élaborer un plan de conformité réglementaire efficace. Nous pouvons vous aider à élaborer et à garder à jour un programme de conformité solide qui garantira la sécurité de votre organisation.
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La conformité réglementaire désigne le processus consistant à respecter toutes les lois et réglementations applicables aux activités de votre entreprise ou de votre secteur d'activité. Elle garantit que les organisations respectent les règles nationales, étatiques et locales afin de protéger leurs clients et leurs parties prenantes de tout éventuel préjudice.
La conformité réglementaire est essentielle en ce qu'elle permet de garantir un fonctionnement à la fois éthique et légal des entreprises. Elle protège également les clients, les parties prenantes et l'environnement des dommages provoqués par des activités non conformes.
Pour assurer la conformité de votre entreprise, vous devez établir des politiques et des protocoles clairs pour vous repérer parmi les différentes exigences, proposer une formation et une assistance à vos employés, contrôler la conformité et prendre des mesures si nécessaire. Vous devriez également envisager d'utiliser une solution de conformité, comme Veritas, pour vous assister dans la gestion de votre programme.